Основными задачами Управления являются:

• документационное обеспечение деятельности администрации города;
• организационное обеспечение деятельности администрации города;
• обеспечение контроля за выполнением нормативных правовых актов, распорядительных документов органов государственной власти Российской Федерации, Кемеровской области - Кузбасса, органов местного самоуправления Новокузнецкого городского округа, работниками администрации города и органов администрации города;
• организация планирования деятельности администрации города;
• участие в подготовке и проведении общегородских массовых мероприятий;
• оказание содействия в поддержании стабильности в общественной, политической, национальной и религиозной сферах города;
• оказание содействия национально-культурному развитию представителей различных национальностей, проживающих на территории города;
• оказание содействия в развитии территориального общественного самоуправления;
• оказание содействия в реализации полномочий территориальных, окружных, участковых избирательных комиссий, комиссий референдума;
• изучение, анализ, прогнозирование электоральной активности;
• планирование и реализация действий по повышению электоральной активности;
• материально-техническое и хозяйственное обеспечение деятельности администрации города;
• содержание здания администрации города и прилегающей территории в соответствии с санитарно-гигиеническими, строительными и другими нормами;
• контроль за состоянием помещений, инженерных коммуникаций (водопровод, канализация, энергохозяйство) здания администрации города;
• организация и обеспечение пропускного режима в здании администрации города.

Функции Управления

В соответствии с основными целями и возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:

1. В решении организационных вопросов и вопросов документационного обеспечения деятельности администрации города:

• организационное обеспечение совещаний, встреч, приемов и других мероприятий с участием Главы города Новокузнецка (далее - Глава города);

• организационное обеспечение встреч делегаций по поручению Главы города;

• организационное обеспечение деятельности совещательных органов при Главе города;

• организацию подготовки и проведение заседаний Коллегии администрации города (формирование материалов, оповещение членов коллегии, ведение протоколов);

• подготовку годового календаря юбилейных и памятных дат предприятий и учреждений города;

• подготовку поздравлений руководителям органов государственной власти Кемеровской области - Кузбасса, руководителям администрации города, органов администрации города, руководителям предприятий, учреждений и организаций по случаю юбилейных и памятных дат;

• осуществление подписки на периодические издания для органов администрации города;

• формирование телефонного справочника администрации города, его корректировка;

• осуществление взаимодействия администрации города с Почетными гражданами города Новокузнецка и заслуженными людьми, награжденными высшими государственными наградами;

• подготовку, организацию и проведение встреч Главы города с населением;

• организацию документационного обеспечения деятельности администрации города (прием документов; первичную обработку документов и учетно-справочную работу; тиражирование, оформление и рассылку документов; отправку телеграмм, факсов, электронных и заказных писем администрации города);

• внедрение современных стандартов по документационному обеспечению управления и других нормативно-методических документов;

• подготовку проекта годового перспективного и текущего планов работы администрации города;

• оказание информационно-методической помощи в работе с документами службам делопроизводства органов администрации города и подведомственных учреждений;

• формирование, учет и хранение организационно-распорядительной документации администрации города в соответствии с номенклатурой дел в течение установленных сроков, оформление и передача дел с постоянными сроками хранения в муниципальный архив;

• осуществление контроля за выполнением нормативных правовых актов, распорядительных документов органов государственной власти Российской Федерации, Кемеровской области - Кузбасса, органов местного самоуправления Новокузнецкого городского округа работниками администрации города и органов администрации города;

• проведение анализа исполнения нормативных правовых актов и распорядительных документов органами администрации города и информирование заместителя Главы города - руководителя аппарата о результатах анализа;

• разработку нормативных, организационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения деятельности администрации города;

• осуществление контроля за состоянием делопроизводства в органах администрации города;

• формирование электронной базы данных правовых актов, организационно-методических документов администрации города;

• обеспечение изготовления и учет печатно-бланочной продукции, печатей и штампов администрации города;

• организацию переплетных работ организационно-распорядительной документации администрации города;

• передачу нормативных правовых актов администрации города для размещения в справочных правовых системах в соответствии с заключенными договорами (соглашениями);

• подготовку отчетов, информации и справок по вопросам компетенции Управления;

• регистрацию и хранение договоров, соглашений, подписанных Главой города;

• ведение статистического учета документооборота администрации города;

• оформление и выдача временных и разовых пропусков, дающих право на проход в здание администрации города Новокузнецка, в соответствии с Положением о пропускном режиме, охране здания и имущества администрации города Новокузнецка, утвержденным постановлением администрации города Новокузнецка от 26.09.2018 N 179 "О мерах по обеспечению безопасности здания администрации города Новокузнецка".

2. В области общественных отношений Управление осуществляет следующие функции:

• изучение, анализ и прогнозирование общественной, политической, национальной и религиозной ситуации в городе;

• обеспечение взаимодействия администрации города с некоммерческими организациями (за исключением государственных и муниципальных учреждений, потребительских кооперативов, товариществ собственников жилья), общественными и религиозными объединениями (далее - некоммерческие организации);

• оказание консультационной, методической помощи некоммерческим организациям в осуществлении их уставной деятельности;

• рассмотрение инициатив, программ, социальных проектов, предложений и обращений некоммерческих организаций;

• предоставление информации о действующих нормативных правовых актах, регулирующих деятельность некоммерческих организаций;

• подготовку предложений и обоснований по оказанию поддержки некоммерческим организациям в различных формах, создание реестра социально ориентированных некоммерческих организаций - получателей экономической поддержки;

• рассмотрение уведомлений о проведении публичных мероприятий, подготовка проектов предложений о переносе места и (или) времени проведения публичного мероприятия;

• организационное обеспечение подготовки и проведения собраний, конференций и встреч Главы города и его заместителей с некоммерческими организациями по вопросам, затрагивающим интересы некоммерческих организаций;

• участие в заседаниях, собраниях, конференциях и других мероприятиях, организуемых некоммерческими организациями, по приглашению некоммерческих организаций;

• осуществление полномочий администрации города по регистрации уставов территориального общественного самоуправления, ведению реестра регистрации уставов территориального общественного самоуправления, оказание методической помощи, содействие и координация деятельности органов территориального общественного самоуправления;

• подготовку и предоставление информации о действующих на территории города Новокузнецка религиозных объединениях по запросам органов администрации города;

• подготовку материалов и документов, необходимых для внесения в суд представлений о ликвидации религиозных организаций либо о запрете деятельности религиозных организаций или религиозных групп на территории города Новокузнецка в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

• участие в работе совещательных органов администрации города (коллегий, советов, штабов, комиссий и т.д.) в целях решения вопросов деятельности некоммерческих организаций;

• сбор информации об основных мероприятиях, проведенных некоммерческими организациями, и подготовку ежеквартальных справок для Главы города.

3. В области по содействию избирательному процессу и проведению референдума Управление осуществляет следующие функции:

• оказание содействия в реализации полномочий территориальных, окружных, участковых избирательных комиссий, комиссий референдума в период подготовки и проведения избирательных кампаний, кампаний референдума, в том числе оказание консультативной, организационно-методической помощи;

• координация работы органов администрации города, муниципальных учреждений Новокузнецкого городского округа в период подготовки и проведения избирательных кампаний и кампаний референдума по содействию в реализации полномочий территориальных, окружных, участковых избирательных комиссий, комиссий референдума;

• осуществление взаимодействия с организациями, осуществляющими выпуск средств массовой информации по вопросам информирования участников избирательного процесса о подготовке и проведении выборов и референдумов;

• публикация на официальном сайте администрации города в информационно-коммуникационной сети Интернет в целях информирования избирателей и участников референдума информации о подготовке и проведении выборов и референдумов, о численности избирателей на 1 января и 1 июля ежегодно, об описании избирательных округов и участков референдума на территории Новокузнецкого городского округа, иной информации в рамках избирательного процесса, предоставляемой избирательными комиссиями;

• содействие избирательным объединениям, зарегистрированным кандидатам, инициативной группе по проведению референдума и иным группам участников референдума в организации и проведении агитационных публичных мероприятий;

• координация действий органов администрации города, муниципальных учреждений по содействию избирательным объединениям, зарегистрированным кандидатам, инициативной группе по проведению референдума и иным группам участников референдума в организации и проведении агитационных публичных мероприятий;

• оказание консультативно-методической помощи избирательным объединениям;

• организация взаимодействия территориальных органов государственной власти и органов местного самоуправления Новокузнецкого городского округа в целях содействия территориальным, окружным, участковым избирательным комиссиям и комиссиям референдума;

• координация действий органов администрации города, муниципальных учреждений Новокузнецкого городского округа, организация их взаимодействия с избирательными комиссиями по вопросам обеспечения избирательных прав граждан Российской Федерации, являющихся инвалидами, при проведении выборов в Российской Федерации;

• актуализация перечня и описания избирательных участков, участков референдума Новокузнецкого городского округа;

• организация (координация) действий по регистрации (учету) избирателей, участников референдума, проживающих на территории Новокузнецкого городского округа; по формированию и уточнению сведений об избирателях, участниках референдума Новокузнецкого городского округа, а также направлению указанных сведений в уполномоченные избирательные комиссии;

• мониторинг законодательства, иных правовых актов о выборах и референдумах, актуализация муниципальных правовых актов по вопросам содействия избирательным комиссиям и иным связанным с ними вопросам, отнесенным законодательством к полномочиям органов местного самоуправления, главы местной администрации; информирование избирательных комиссий об изменениях в законодательстве и доведение до их сведения актуальных нормативных правовых актов;

• взаимодействие с Новокузнецким городским Советом народных депутатов по актуализации описания избирательных округов на территории Новокузнецкого городского округа;

• изучение, анализ, прогнозирование электоральной активности, планирование и реализация действий по повышению электоральной активности.

4. В решении вопросов материально-технического и хозяйственного обеспечения деятельности администрации города Управление осуществляет следующие функции:

• обеспечение содержания здания администрации города и прилегающей территории в соответствии с санитарно-гигиеническими, строительными и другими нормами, контроль за состоянием помещений и инженерных коммуникаций здания администрации города;

• организацию проведения текущих и планово-предупредительных ремонтных работ в здании администрации города;

• осуществление взаимодействия с организациями, осуществляющими водоснабжение и водоотведение, энергоснабжение, деятельность в сфере обращения с отходами, а также иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

• организацию работы по энергосбережению; осуществление ежедневного контроля за потреблением тепловой и электрической энергии, расходованием холодной воды;

• организацию работы по ликвидации аварий и чрезвычайных ситуаций в здании администрации города;

• организацию оказания услуг телефонной связи для работников администрации города;

• участие в разработке сметы расходов на содержание администрации города и обеспечение контроля за ее исполнением;

• формирование заявок для проведения закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд администрации города;

• осуществление в пределах компетенции контроля за соблюдением работниками администрации города требований техники безопасности;

• организацию деятельности поста охраны в здании администрации города и соблюдение пропускного режима;

• обеспечение работников администрации города необходимым оборудованием, оргтехникой, канцелярскими товарами и другой продукцией;

• осуществление в пределах компетенции учета основных средств и материальных ценностей; составление и сдача сводных финансовых отчетов по материальным ценностям;

• осуществление хозяйственного обслуживания совещаний, заседаний, встреч, приемов и других мероприятий, проводимых в администрации города;

• участие в разработке требований по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности к работникам администрации города;

• организацию заключения администрацией города и контроль за исполнением договоров (контрактов, соглашений) о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг, необходимых для обеспечения деятельности администрации города;

• обеспечение складирования, хранения, учета, выдачи и списания поступающих материальных ценностей в установленном порядке;

• организацию ремонта кабинетов и иных помещений здания администрации города, оборудование их мебелью, инвентарем, элементами декоративного оформления;

• обеспечение оформления документов по подготовке здания администрации города к зиме;

• обеспечение материалом и инвентарем проведения субботников;

• инвентаризационный учет материальных ценностей, находящихся в здании администрации города;

• обеспечение сохранности хозяйственного инвентаря, его восстановления и пополнения.